10 asiaa, jotka opin Roihun talouspäällikkönä

Lokakuun loppuun päättyi lähes kahden ja puolen vuoden mittainen roihuava jakso elämässäni. Roihun, Suomen Partiolaisten suurleirin, talouspäällikön saappaat olivat isot: partiopesti jännitti, kutkutti, kammotti, innostutti, hymyilytti ja naurattikin. Välillä myös itkettiin – pääasiassa kuitenkin opittiin.

Loppuraporttiini on kirjattu useita hyviä yleisellä tasolla olevia neuvoja vapaaehtoistyöhön pohjaavan projektiorganisaation talouden organisointiin ja käytännön tekemisiin. Suurimmat oppini koin kuitenkin itse projektijohdon ja viestinnän osalta - vapaaehtoisten tekijöiden kanssa. Tein loppuraporttini ohella omaa varjolistaa huomioistani.

Varjolista tiivistyi kymmenen kohdan listaan asioista, joita opin projektin aikana johtamisesta ja talouden johtamisesta:

1. Maksimoi keskustelu (ei komentelu) ja proaktiivinen kontaktointi etenkin kiperien aiheiden, kuten budjetoinnin ohjeistuksen ja kulukurin seurannan osalta. Jos aihe tuntuu hankalalta lähestyä, se luultavasti kaipaa keskustelua. Ymmärrys siitä MIKSI tehdään, on ratkaisevaa tavoitteiden saavuttamiseksi. Vuorovaikutuksen maksimointi madaltaa kynnystä olla yhteydessä. Matala kynnys yhteydenottoon pienentää riskiä, että jossain mennään talouden osalta huomaamatta päin mäntyä.
2. Puolituntia kasvotusten vastaa kahdenkymmenen sähköpostin ketjua.
3. Matriisiorganisaatiossa solmukohdissa toimivien, organisaation läpäisevien, henkilöiden viestintätaidot ja palvelualttius ovat ensiarvoisen tärkeitä. Solmukohdan henkilöllä on koko organisaation läpäisevää tietoa – tietoa tulee jakaa! Roihun Controllerit olivat tässä(kin) suhteessa älyttömän hyviä. Pelkkä substanssi tai asiantuntijuus tehtävään ei riitä, vaan etenkin vapaaehtoisorganisaatiossa tarvitaan sosiaalista pelisilmää, iloa ja aitoa halua palvella.
4. Vapaaehtoispestissä tekee helposti kuukausien työtunnit: keskity siis jo projektin alussa pestaamaan ihmisiä, joista pidät. Kysy muilta, mitä he uudesta ihmisestä tietävät – ota mielipiteet huomioon, mutta luota omaan intuitioosi. Kaikkiin valintoihin et voi vaikuttaa, mutta omaan tiimiisi voit. 
5. Varaa aikaa ryhmäytymiseen – anna tiimille aikaa tutustua ja viettää aikaa yhdessä kasvotusten. Ristiriitatilanteetkin hoituvat helpommin, kun tiedetään toisten tapa viestiä, olla ja ratkoa ongelmia. Talousorganisaatiossa keskustelimme avoimesti omista toimintatavoistamme: miten toimin hyvänä päivänä, millainen olen stressaantuneena, mistä merkeistä muut huomaavat, että minulle on syytä ehdottaa pientä partiobreikkiä?
6. Tuntemattomien kanssa työskentely on antoisaa – uudet työskentelytavat ja persoonat tuovat väriä partiopestiin. Roihun talouteen rekryttiin avoimen hakemuksen kautta puolet tekijöistä, se kannatti.
7. Mitä on jo opittu? Aloittaessasi tutki kaikki mahdollinen data, tieto ja edellisten projektien opit. Jokainen keksii pyörän uudelleen, mutta ainakin osa pyörän pinnoista on analysoinnin jälkeen vahvemmalla pohjalla ja nojaa kokemukseen.
8. Yhden ohikiitävän hetken koko projektin aikana halusin todella jättää leikin kesken. Silloin auttaa: hyvä pestiesimies (kiitos Kape!), hyvä tiimi (Controllerit & Tino, sankarini), lasi laadukasta Chardonnayta ja parin päivän täydellinen tauko vapaaehtoistyöstä. Perspektiiviä voi hakea ulkomailta, metsästä, järvestä tai vaikka keskeltä kaupunkia – pääasia, että jättää projektin hetkeksi kokonaan ja täysin huomiotta. 
9. Talous on tukifunktio. "Miten voin auttaa? Voisinko muuten olla avuksenne?" Nämä lauseet löytyivät Controller Satu Partasen jokaisen mailin lopusta. Kopioin ne itselleni sumeilematta heti. Palvelualttius tarttuu.
10. Kiitä ja kehu, aina kun on pienintäkään aihetta. Käytä aikaasi siihen, että selvität mikä jokaista vapaaehtoistyöntekijää tiimissäsi motivoi. Esitä kiitoksesi sopivassa muodossa, sopivassa paikassa: toinen arvostaa kahden kesken annettua sanallista kiitosta, toinen tunnustusta suuren joukon edessä, kolmas kirjettä. Tärkeintä on kiittää ja kannustaa. Hyvä johtaja tietää, mikä tekijää henkilökohtaisella tasolla motivoi. 

Ja bonuskohtana: talousorganisaatio on lempeä, talousorganisaatio ymmärtää, muttei hyväksy pureskelematta mitään. Tämän toimintaperiaatteen heitin puolivillaisena vitsinä projektin alkaessa ilmoille. Yllättäen se kantoi läpi projektin. Mielikuvat ja ennakko-odotukset on tehty rikottaviksi. 

Roihu-2016 suurleirin talous- & hankintamestarit päälliköineen syyskuussa 2016